Privacyverklaring

1

Wie zijn wij

Queens Administratieve Dienstverlening BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• Naam: Queens Administratieve Dienstverlening BV
• Adres: Bolderweg 1 U57, 1332 AX Almere
• Telefoon: 06 154 118 79
• E-mail: admin@queensadm.nl
• KvK-nummer: 75342537
• BTW-nummer: NL860245664B01

2

Welke gegevens verzamelen wij

Wij verwerken persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of doordat u deze zelf aan ons verstrekt. Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contactgegevens

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Bedrijfsgegevens

• Bedrijfsnaam en rechtsvorm
• KvK-nummer en BTW-nummer
• Bankrekeninggegevens (IBAN)
• Financiele gegevens ten behoeve van de administratie

Fiscale gegevens

• Burgerservicenummer (BSN) voor belastingaangifte
• Inkomensgegevens en vermogensgegevens
• Gegevens over aftrekposten en toeslagen

Websitegegevens

• IP-adres
• Gegevens over uw activiteit op onze website (via cookies)
• Gegevens die u invult in het contactformulier

3

Waarom verwerken wij uw gegevens

Queens Administratieve Dienstverlening BV verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van de overeenkomst en het verlenen van onze diensten
• Het verzorgen van uw administratie, belastingaangifte en loonadministratie
• Het afhandelen van uw betaling
• Het verzenden van onze nieuwsbrief indien u zich daarvoor heeft aangemeld
• Het u kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te voeren
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de bewaarplicht voor de Belastingdienst
• Het analyseren van het gebruik van onze website voor verbetering van onze dienstverlening

4

Grondslag voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben gesloten.
• Wettelijke verplichting: wij zijn verplicht bepaalde gegevens te bewaren op grond van fiscale en andere wetgeving.
• Gerechtvaardigd belang: voor het verbeteren van onze dienstverlening en website.
• Toestemming: voor het verzenden van nieuwsbrieven en marketingberichten vragen wij uw expliciete toestemming.

5

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Queens Administratieve Dienstverlening BV bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doelen waarvoor uw gegevens worden verzameld.

• Financiele en fiscale gegevens bewaren wij zeven jaar conform de wettelijke bewaarplicht.
• Gegevens van contactformulieren bewaren wij maximaal twee jaar na het laatste contact.
• Gegevens voor de nieuwsbrief bewaren wij totdat u zich afmeldt.
• Websitegegevens via cookies bewaren wij conform ons cookiebeleid.

6

Delen met derden

Queens Administratieve Dienstverlening BV verstrekt uw gegevens uitsluitend aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Wij werken samen met de volgende categorieen van derden:

• De Belastingdienst en andere overheidsinstanties (wettelijke verplichting)
• Gespecialiseerde juridische en notariele partners (uitvoering dienstverlening)
• Softwareleveranciers voor boekhoud- en salarissoftware (verwerkers)
• IT-dienstverleners voor hosting en beveiliging (verwerkers)

Met partijen die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Queens Administratieve Dienstverlening BV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zonder passende waarborgen.

7

Beveiliging

Queens Administratieve Dienstverlening BV neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

• Versleutelde verbindingen (SSL/HTTPS) voor alle gegevensoverdracht
• Toegangsbeveiliging met sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie
• Regelmatige back-ups van alle gegevens
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van need-to-know

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via admin@queensadm.nl.

8

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij het bezoeken van een website op uw apparaat worden opgeslagen. Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

• Noodzakelijke cookies: vereist voor de werking van de website. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld.
• Analytische cookies: wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. De gegevens worden geanonimiseerd verwerkt.
• Marketing cookies: alleen geplaatst met uw uitdrukkelijke toestemming.

Bij uw eerste bezoek aan onze website vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookiebanner op onze website.

9

Uw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: u heeft het recht om uw gegevens te laten verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
• Recht op beperking: u heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te laten beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: u heeft het recht om uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens.

U kunt uw verzoek indienen via admin@queensadm.nl. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Queens Administratieve Dienstverlening BV behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website. Wij adviseren u om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

11

Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met: